Følgende kapitel er tænkt som en hjælp til dig/jer, som gerne vil starte og drive et fagområde, men ikke lige ved, hvordan det hele skal organiseres. Der findes mange forskellige måder at starte og organisere et fagråd på, og der er ikke én rigtig vej til målet. For at gøre det simpelt her, så tages der afsæt i en opstartsmodel, hvor det er dig, som tager initiativet. Se dette kapitel som inspiration og ikke som den eneste rigtige måde at gøre det på.

3.1 Forventningsafstemning med den folkevalgte

Det er oplagt at tage fat i ordføreren eller den folkevalgte inden for det område, hvor du/I gerne vil opstarte et fagområde. Og tage en snak om, hvad vedkommende har af tanker og evt. ønsker om et fagråd, samt lave en forventningsafstemning om, hvad fagrådets sammensætning skal være (åben, lukket, antal, personer, mv.) og din rolle som evt. tovholder bliver (tag gerne udgangspunkt i denne), og hvad fagrådets funktioner skal være.

3.2 Før opstartsmødet

Hvis ordføreren siger GO!, og I har haft en god forventningsafstemning, så er der nogle praktiske ting som er gode at få på plads

• Hvis du allerede har en gruppe af personer, som kan udgøre fagrådet, så fortsæt til de næste punkter. Hvis ikke, så vil det være en god idé i snakken med den folkevalgte at drøfte sammensætningen samt, at I aftaler, hvordan en rekruttering af medlemmer kan foregå. Se også afsnit 3.3.
• Opret en gruppe for fagrådet inde på AlleOs, hvor alle medlemmer af fagrådet bliver oprettet i. For at oprette en gruppe i AlleOs skriv til Noah Sturis ([email protected]) - også for at få udformet en mail til fagrådet, der automatisk skriver til alle, der er medlem af gruppen på AlleOs.
• Tag stilling til hvordan fagrådets dokumenter skal organiseres. Det er en god ide at få opbygget en digital fagråd bibliotek, fx med proton drive. Så har alle adgang til fagrådets dokumenter.

Eksempel på organisering af fagrådes dokumenter

3.3 Hvor finder man medlemmer til fagrådet?

Et fagråd er ikke et fagråd uden medlemmer. Vigtigt at du har afstemt forventninger til sammensætning med den folkevalgte. Her er nogle ideer, til hvor man kunne finde medlemmer henne:

• Skriv til Jonathan Ries ([email protected]) , så kan han skrive i Alternativets nyhedsbrev at der opstarter et nyt fagråd inden for det konkrete sektorområde
• Lav et opslag i Alternativets job- og opgavebørs (https://alternativet.dk/vaer-med/job-opgaveborsen) - skriv til Annemarie Thomsen ([email protected]) fra sekretariatet for hjælpe dig/jer med at uploade opslaget.
• Lav et opslag på Alternativets facebookgruppe 2.0
• Undersøg inde på AlleOs, hvilke medlemmer der har markeret interesse i emnet, og prøv at skrive til nogle af dem
• Hvis du er til en Å-begivenhed, snak gerne med folk om deres politiske interesser, hvis du er heldig kan det være at andre har samme interesseområde som dig.

Husk at nævne i de opslag du laver hvilket område fagrådet skal dække, lidt om opgaver og forventninger til kompetencer og tidsforbrug, herunder hvor tit der forventes afholdt møder - et eksempel kan du finde her.

3.4 Møderne

Det kan være forskelligt fra fagråd til fagråd, hvor mange og lange møder der afholdes - og der kan være perioder, hvor der er meget aktivitet med flere møder, mens andre perioder kan være mere stille. Men det er en god idé at lægge faste møder ind i kalenderen for en længere perioder ad gangen. Online, fysisk eller en kombination, også kaldet hybrid møder.

Som det første skal der planlægges et opstartsmøde, her er det nemmeste, at tovholderen og den folkevalgte bestemmer en mødedatoer, med god varsel, fx en måned.
Med mødedatoen til opstartsmødet på plads, og er næste trin at lave en dagsorden. Her er nogle ideer til hvilke punkter der kunne være på dagsordenen.

På første møde giver det rigtig god mening at beslutte en mødestruktur, så flest muligt kan være med. Det kunne være sidste torsdag i måneden, den anden og den fjerde onsdag i måneden eller 6 gange årligt med 2 fysiske og 6 online møder. Det kan være online hver trejde uge. Mødestrukturen er helt op til jer.

Der findes flere forskellige typer af møder. Møder, hvor man hører oplæg, og/eller snakker om et emne, disse kan kaldes for læringsmøder. Og møder, hvor man sidder sammen og arbejder på at lave et konkret projekt eller opgaver, jf. afsnit 1, disse kan kaldes for projektmøder. Og så findes der selvfølgelig også blandingsmøder. Man kan med fordel til opstartsmødet tage en snak om, hvordan fordelingen mellem de forskellige mødetyper skal være.

Man kan fx lade sig inspirere af Børn og Familiefagrådet - hvor der på det første møde tages udgangspunkt i en brainstorm, hvorefter de forskellige emner er lagt i en prioriteret rækkefølge. Herefter arbejdes der workshop-baseret på en række projektmøder, og mellem dem er der hjemmeopgaver relateret til det valgte emne.

Vær opmærksom på, som det fremgår af afsnit 1, at der også kan komme opgaver ind med kort varsel, hvor fagrådet bedes hjælpe ordføreren ved kommentere på et lovforslag eller en betænkning.

Eksempel på mødestruktur, med møde hver 3 uge

Et eksempel på en skabelon til læringsmøder kan findes her. Det kan være, at I kører møderne på en anden måde, hvilket naturligvis er helt ok. Tilpas rigtig gerne skabelonen eller lav jeres egen, så den passer til lige jeres fagråd.

Det er svært at lave en standard skabelon til projektmøder, da det afhænger af det enkelte projekt. En idé kunne være at starte projektmøder med en opsamling på hjemmeopgaver der er lavet siden sidst og slutte projektmødet med uddelegering af opgaver til næste gang.

3.5 Sæt en retning

Det er meget nemt at falde i den fælde, der hedder at hele tiden opstarte nye projekter uden at at få nogle af dem ordentligt gennemført. Som tommelfingerregel gælder det dog, at kvaliteten er bedre end kvantitet.
En ide kunne derfor være at have en princip om at fagrådet maks har 1, 2 eller måske 3 projekter af gangen, afhængigt af antal medlemmer i fagrådet. Vigtigt i den forbindelse er, at det løbende afstemmes med den folkevalgte / ordføreren, hvad der er i støbeskeen, herunder hvordan disse projekter kan komme politisk i spil.

En idé i forlængelse heraf, som man også kan overveje, er at sætte et overordnet fokus for fagrådet hvert halve år. Fx: dette halvår fokuserer fagrådet på at lave politik til kommunalvalget. Eller i dette halvår, er der mange forhandlinger, så fagrådet fokuserer på at give ordføreren et solidt grundlag at gå til forhandlinger med.
Ud fra den overordnede retning, kan man derefter planlægge, hvad hvert møde i halvåret skal handle om, finde relevante oplægsholdere osv.. Lav gerne en tabel, for at skabe overblik.

Man kan stå i en situation, hvor der kommer nye ideer eller opgaver til, hvad fagrådet kunne lave, uden at fagrådet har tid og overskud til nye projekter, eller det ikke passer ind i den retning fagrådet har sat. En anbefaling kan i så fald være at have en idebank blandt fagrådets dokumenter, hvor ideer der ikke er relevante lige nu kan blive gemt til senere. Det kan også være relevant at drøfte med den folkevalgte / ordføreren, hvad der med fordel skal prioriteres.